Care zorgt voor een luisterend oor: vertrouwenspersoon Katja
Katja Heylen is al 22 jaar in dienst bij Care. Een behoorlijk lange tijd, waarin ze op een aantal afdelingen heeft gewerkt. Nu is ze iets meer dan 2 jaar Assistant Operations. Sinds begin van de zomer werd Katja officieel vertrouwenspersoon voor onze arbeiders. Even horen wie ze is en wat haar getriggerd heeft om zich hiervoor kandidaat te stellen.
Omschrijf jezelf even kort...
Ik ben Katja, ik woon niet zo ver van het hoofdkantoor van Care in de gemeente Mortsel samen met mijn man Greg, zoontje Remi van bijna 12 jaar, kat Hobbes en Golden Retriever Luka. Met onze jonge hond maak ik graag urenlange wandelingen. Thuis praten we Frans en Nederlands, aangezien de moedertaal van mijn man Frans is. Hij is perfect 2-talig, maar we verdelen de talen in een gesprek. Remi praat met mij Nederlands en met papa Frans, ik praat met mijn man Nederlands. Vragen van Remi in het Nederlands zijn voor mij en vragen in het Frans voor mijn man. Op restaurant of in een winkel zie je mensen vaak gek kijken, want ze weten niet goed hoe dit verloopt tussen ons 😊. In mijn vrije tijd geef ik zwemles in een club en haak ik knuffels voor het goede doel. Hiermee geef ik zieke kinderen van het UZ Leuven een lichtpuntje in hun leven. Ik kreeg hier trouwens een budget voor dankzij Vebego (Mijn project).
Wat vind je tof aan de job?
De breedte van de taken, de variatie. Soms klopt mijn agenda en soms niet. Het is wel eens fijn als die klopt 😊. Maar anderzijds stoort het aanpassen van mijn agenda mij niet: als controlefreak duurt dat 5 minuten om opdrachten en afspraken te verplaatsen, daarna is er terug rust in mijn agenda. In mijn huidige functie vind ik het heel fijn dat ik contact heb met de verschillende afdelingen binnen Care: finance, operations, marketing, HRM en sales. Ik ben meer betrokken bij de verschillende projecten van het bedrijf en ik weet wie waar mee bezig is. De CEO is nu veel dichterbij voor mij dan vroeger. Zelfs na 22 jaar is het voor mij nog altijd even leuk als mijn eerste week. Care is een heel tof bedrijf. Ik zet nog altijd met plezier de computer op ’s morgens thuis of na de korte fietsrit naar het hoofdkantoor in Deurne. Het is een dynamisch bedrijf, niet oubollig en nooit saai. Ik heb ook fijne collega’s om mee samen te werken. En dat is ook belangrijk!
Hoe verloopt een dag als Assistant Operations?
Ik begin met het openen van mijn mails en pas mijn agenda aan naargelang de inhoud van de opdrachten die zijn binnengekomen. Time management is mijn ding, de planning moet kloppen. Eerst wordt die zelf door mij ingevuld voor de komende week of maand, ik bepaal wanneer ik aan bepaalde projecten ga werken en dan wordt die dagelijks aangepast in functie van de dringende taken.
Wat zijn mijn taken dan? Veel opzoekwerk en het maken van rapportages. Ik ben verantwoordelijk voor wat wij de “voortgangscontrole” noemen: het in kaart brengen van waar operations mee bezig is. Komen documenten komen goed binnen of niet, bijvoorbeeld contracten, introductietrainingen, toegestane afwezigheden, … Ik volg de langdurig zieken op en kijk of de studentenuren voldoende ingevuld zijn. Anderzijds vraag ik subsidies aan voor de opleidingen en check ik de openstaande betalingen van leveranciers en klanten. Zo weten we wie we precies moeten aanspreken.
Tijdens Corona ben ik ook nauw betrokken geweest bij de verdeling van desinfectiematerialen (wipes, gels, handschoenen, …) voor klanten en medewerkers. Ik zorgde ook voor de administratieve opvolging en afhandeling van de betalingen.
Ik maak de notulen voor de vergaderingen van het Management Team (MT), de syndicale delegatie en de Operations meeting. Mijn zin voor timemanagement is ook tot in het MT doorgedrongen, want een aantal van hun agenda’s beheer ik ondertussen. Ook de vragen vanuit Vebego lopen via mij.
Omdat ik hier natuurlijk een lange historiek heb en in verschillende afdelingen heb meegedraaid, krijg ik soms bij grote salesdossier de vraag hoe iets in het verleden is gebeurd, bijvoorbeeld rond de overname van het personeel en dergelijke.
Waarom wilde je graag vertrouwenspersoon voor de arbeiders worden?
Ik doe mijn huidige job als Assistant Operations nu bijna 2.5 jaar. Sinds die tijd heb ik weinig contact met de arbeiders. De 18 jaar voordien bij personeelsadministratie heb ik met hen zoveel aan de telefoon gehangen of hen gezien… Ik miste dat wel. Je loopt het gevaar dat je in je ivoren toren komt te zitten en geen voeling meer hebt met de vloer. Ik hoop dat ik op deze manier de mix terug heb: achter de schermen werken en toch contacten met de mensen.
Als vertrouwenspersoon heb ik tot hier toe nog niemand concreet moeten helpen. Ik ben sinds begin juli bezig en wil iedereen zeggen dat ze mij via mail, telefoon of via Facebook messenger zeker mogen contacteren als er problemen zijn. Ik ga deze maand een opleiding starten bij Cohesio (vroegere naam Arista) om nog meer te weten hoe ik gesprekken kan voeren en acties kan ondernemen als vertrouwenspersoon.
Het is wettelijk verplicht om een interne of externe vertrouwenspersoon te hebben en het is ook gewoon iets heel belangrijk. De meeste mensen zijn vaker op hun werk dan thuis, als er dan iets niet goed gaat dan is het fijn om te weten dat je er met iemand over kan praten en naar een oplossing zoeken. Hopelijk merkt iedereen snel dat er geen drempel is en dat mijn deur open staat.
#werkplezier #goedwerkgeverschap
Wat doet een vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, zal bemiddelen en een oplossing zoeken voor je persoonlijke problemen. Bijvoorbeeld bij stress, problemen met collega’s, privéproblemen waardoor je niet op tijd op je werk kunt geraken of zelfs bij agressie thuis. Er is altijd beroepsgeheim bij een vertrouwelijk gesprek. Informatie wordt niet zomaar doorgegeven. Als je een gesprek doet met de vertrouwenspersoon, mag je zelf kiezen hoe dingen worden aangepakt. Je kan ook kiezen tussen twee acties: telefoneren en even je verhaal doen (er wordt niets genoteerd) of een formeel gesprek met een actieplan dat tot bij het management komt. Waarvoor kan je niet bij de vertrouwenspersoon terecht? Niet voor niet-getekende contracten of voor problemen met je teamleden als je zelf pandverantwoordelijke bent.
